RTV Utrecht RTV Utrecht RTV Utrecht RTV Utrecht

- advertentie -
- advertentie -

Win de Jaarbeurs voor 1 dag: dé 7 tips voor een succesvol evenement

1/2
UTRECHT - Een tropisch feest, wereldrecordpoging of judotoernooi: de ideen voor een evenement in de Jaarbeurs stromen binnen. En over drie weken sluit de inschrijving al. Maar voor een winnend idee heb je wel een doordacht plan nodig. Daarom krijg je zeven tips van Patrick Mulder, eventmanager van de Jaarbeurs.
Nu Nederland langzaam maar zeker weer opengaat, ontstaat er weer ruimte voor evenementen. RTV Utrecht en de Jaarbeurs zijn daarom een actie gestart. Welk evenement zou jij organiseren als je voor 1 dag de Jaarbeurs tot je beschikking krijgt? De komende weken laten we jullie ideen zien, volgen we kanshebbers en in augustus is dan het evenement zelf. Meer weten over de actie, lees dan hier alle verhalen.
Patrick werkt al zes jaar bij de Jaarbeurs, waar hij begon als horeca-adviseur. Na twee jaar stapte hij over naar het eventmanagement en daar zit-ie naar eigen zeggen helemaal op z'n plek. "Stressen en pieken vind ik heerlijk", vertelt hij. "Beurzen duren vaak meerdere dagen, maar voor een evenement heb je een dag en dan moet het in een keer goed."

Eventmanager Patrick Mulder met d tips om een succesvol evenement in de Jaarbeurs te organiseren


1. Plan een brainstormsessie
Daarom is het belangrijk dat je bij je inzending rekening houdt met een aantal belangrijke factoren. Hoe beter je plan is uitgedacht, hoe groter je winkans. "Voor een goed idee is het slim een brainstormsessie te plannen. Daarin stel je jezelf een aantal vragen en probeer je daar antwoord op te geven", aldus Patrick. De belangrijkste vragen zijn volgens hem:
- Wat wil je organiseren?
- Wat is je doel? En wat wil je met dit evenement bereiken?
- Wat is je doelgroep? Voor wie is het evenement bedoeld?
- Hoe ziet het voorlopige programma eruit? Heb je sprekers of artiesten nodig?
- Wat is het budget? Hoeveel geld kun je uitgeven aan je evenement?

2. Check de haalbaarheid
Als je dat hebt uitgedokterd, is het goed om jezelf nog een aantal vervolgvragen te stellen. "Om verder te onderzoeken of het uitvoeren van jouw idee zinvol is, kijk je naar een aantal praktische aspecten", aldus Patrick.
- Waar wil je het organiseren?
- Wat weet je over de doelgroep?
- Is er behoefte aan jouw evenement?
- Waarom is het interessant om naar dit evenement te komen?
- Is je budget toereikend om je doel te behalen?
- Krijg je de juiste vergunningen en technische zaken geregeld?
- Kun je het alleen organiseren of moet je een team samenstellen?
Na het beantwoorden van deze vragen, stel je jezelf nog een laatste vraag: is het een go, of no-go?

3. Communicatie
Ok, je hebt een geweldig idee en alles is te organiseren. Dan is de volgende stap om mensen te enthousiasmeren om naar je evenement toe te komen. "Je wilt namelijk bezoekers aantrekken, informeren en uitnodigen. Dit doe je bijvoorbeeld met flyers, posters, een website en sociale media. Werk de promotie uit in een communicatieplan", is Patricks advies.

4. Plannen en organiseren
Na het opstellen van een communicatieplan, is het belangrijk om te plannen en te organiseren. Houd in je achterhoofd dat je ook een klein deel aan het toeval moet overlaten, want soms zijn er onvoorziene omstandigheden waar je een beetje flexibel mee moet kunnen omgaan. "Ik fix altijd 90 procent en 10 procent doen we ter plekke", aldus Patrick.

De onderdelen waar je sowieso afspraken over moet maken zijn de locatie en je crew. De meeste randzaken zoals beveiliging en EHBO neemt de Jaarbeurs op zich, maar denk wel na over wat je allemaal aan mensen en spullen nodig hebt om je evenement tot een succes te maken.

5. Plattegrond en draaiboek opstellen
Hoeveel mensen heb je nodig om aan je evenement mee te werken, wat zijn hun taken, hoe ziet de tijdsplanning er gedurende de dag uit en wat heb je allemaal aan materiaal nodig om je evenement te kunnen realiseren? Dat moet je allemaal zwart-op-wit uitwerken en regelen.

Dat doe je door een plattegrond en draaiboek te maken. "Daarin staat precies beschreven wie wat op welk tijdstip gaat doen, vanaf de opbouw tot de afbouw van het evenement. Dat moet ervoor zorgen dat je niet voor verrassingen komt te staan en dat iedereen exact weet wat hij of zij moet doen."

6. Het evenement
Het is zover: je hebt gewonnen en jouw evenement gaat eind augustus los in de Jaarbeurs. "Zorg dat je op tijd bent! Als eindverantwoordelijke zorg je dat alles loopt zoals beschreven staat in het draaiboek. Je monitort het evenement, maar lopen zaken anders dan je hebt bedacht? Zorg er dan voor dat je flexibel naar mogelijkheden kijkt en het probleem snel en praktisch oplost." En vergeet ook het afscheid niet: "Dat is het laatste moment en dus wat mensen onthouden."

7. Evaluatie
Na afloop van het evenement kun je hopelijk voldaan terugkijken op een mooie dag. "Maar daarna is het ook belangrijk dat je zo snel mogelijk een evaluatie plant." Je vraagt je daarbij af wat er goed ging, wat er een volgende keer beter kan, of je doelstellingen zijn behaald en je wikkelt je begroting af. "En tot slot bedank je natuurlijk iedereen die heeft geholpen om het evenement tot een succes te maken", vertelt Patrick.

Doe mee!
Ben jij degene met een fantastisch idee en zou je graag iets willen organiseren in een evenementenhal of de theaterzaal van de Jaarbeurs? Een jury kiest uiteindelijk de leukste inzendingen en daar kan het publiek op stemmen. De winnaar krijgt dan voor n dag de sleutel van de Jaarbeurs in handen en organiseert (met bovenstaande tips natuurlijk) een dag om nooit te vergeten.

Inzenden kan tot 17 juli. Kijk voor meer informatie op www.jaarbeurs.nl/win.


Heb je een tip of opmerking? Stuur ons je nieuws of foto via WhatsApp of mail naar nieuws@rtvutrecht.nl.



Lees ook




Nieuwsoverzicht

- advertentie -


- advertentie -
- advertentie -
- advertentie -